Accountantskantoor
Documenten zoeken op wat ze zijn
Iemand zoekt alle contracten van één klant die dit jaar aflopen. OPSY gebruikt de metadata in plaats van te gokken op mapnamen en levert de lijst met de aflopende datums.
M-Files
Documenten & kennisOPSY bouwt hem
Documenten met metadata — OPSY vindt op betekenis, niet op map.
M-Files koppelen aan OPSY
M-Files ordent documenten op metadata in plaats van op mappen. OPSY maakt daar gebruik van: hij zoekt op wat een document ís in plaats van waar het staat, en signaleert stukken waarvan de metadata niet klopt.
Ja, OPSY kan M-Files gebruiken: hij leest en schrijft in M-Files via een koppeling die OPSY zelf samenstelt op basis van de API-documentatie. OPSY is een AI-medewerker voor het MKB in Nederland en België.
Wat is M-Files?
M-Files is een documentmanagementsysteem dat op metadata is gebouwd en documenten verbindt met de context waarin ze worden gebruikt. Het bevat een ingebouwde metadatastructuur met governance, automatisering van workflows en documentclassificatie, en integratie met Microsoft 365 waaronder Teams, SharePoint, Outlook en Copilot. Er is AI-ondersteunde zoek- en verwerkingsfunctionaliteit, en het systeem dwingt naleving en bewaartermijnen af. M-Files richt zich op middelgrote en grote organisaties in documentintensieve sectoren zoals accountancy, consultancy, engineering, productie, energie en verzekeringsbemiddeling. Op de pagina wordt geen publieke API-documentatie genoemd.
Stand: 2026. Bron: m-files.com
Wat OPSY doet in M-Files
- ✓Documenten zoeken op metadata — op klant, project of documenttype in plaats van op map
- ✓Gegevens uit documenten halen — voorwaarden, bedragen of datums
- ✓Ontbrekende metadata signaleren — documenten die niet goed geclassificeerd zijn
- ✓Bewaartermijnen bewaken — stukken waarvan de termijn nadert
- ✓Documenten aanmaken — met de juiste metadata ingevuld
- ✓Workflowvertragingen melden — documenten die te lang in dezelfde stap staan
Zo werkt het in de praktijk
Engineering
Slechte classificatie die zoeken onmogelijk maakt
Een deel van de documenten is zonder metadata opgeslagen en is daardoor onvindbaar. OPSY signaleert welke stukken incompleet zijn geclassificeerd.
Verzekeringsbemiddeling
Bewaartermijnen die verlopen
Documenten moeten na een bepaalde periode worden opgeschoond. OPSY meldt welke termijnen naderen, met het aantal documenten erbij.
Rechten en controle
Jij bepaalt wat OPSY in M-Files mag. Per team of project zet je de koppeling aan of uit, en je kiest of hij alleen mag lezen of ook mag schrijven. Een koppeling die uit staat, bestaat niet voor OPSY: hij is dan niet vindbaar, niet aanroepbaar en niet zichtbaar in zijn gereedschapskist.
- Lezen: de kluizen en documenten die je toewijst, binnen de rechten van de vrager
- Schrijven: documenten aanmaken met metadata
- Nooit: documenten verwijderen of bewaartermijnen wijzigen
- Nooit: de metadatastructuur aanpassen
Inloggegevens staan versleuteld in een kluis, gescheiden per persoon. Handelingen met gevolgen naar buiten — een factuur versturen, een bestelling plaatsen — vragen eerst om jouw akkoord.
Zo koppel je M-Files
- 1Zet de koppeling M-Files aan in OPSY, bij Instellingen › Koppelingen.
- 2Laat je M-Files-beheerder de toegang met de juiste rechten klaarzetten.
- 3Wijs de kluizen aan die OPSY mag doorzoeken.
- 4Bepaal of hij ook documenten mag aanmaken.
Veelgestelde vragen over M-Files
Ja, en dat is juist de kracht: hij zoekt op wat een document is — klant, type, jaar — in plaats van op waar het toevallig staat.
Via Instellingen › Koppelingen; je M-Files-beheerder zet de toegang klaar met de rechten die passen bij wat OPSY mag zien.
De kluizen die je toewijst, binnen de rechten van degene die de vraag stelt.
Nee. Bewaartermijnen zijn onderdeel van je nalevingsbeleid en blijven bij een beheerder. Hij signaleert wel welke termijnen naderen.
M-Files koppelt zelf al met Teams, SharePoint en Outlook. Als je die ook aan OPSY koppelt, kan hij over beide kanten heen zoeken.
Staat jouw tool ertussen?
Waarschijnlijk wel, en zo niet, dan bouwt OPSY de koppeling. Plan een demo en zie het met jouw eigen tools.