Privacyverklaring

Wie wij zijn

OPSY B.V. ("OPSY", "wij") is gevestigd aan de Van Nelleweg 1, 3044 BC Rotterdam, Nederland, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer]. Wij bieden een AI-platform waarmee organisaties AI-medewerkers (agents) koppelen aan hun bedrijfstools en taken laten uitvoeren.

Voor vragen over privacy bereik je ons via hello@askopsy.com of per post op het bovenstaande adres.

Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring geldt voor de website askopsy.com en voor het OPSY-platform op app.askopsy.com. Daarbij hebben wij twee verschillende rollen:

Verwerkingsverantwoordelijke — voor gegevens van websitebezoekers, van mensen die een demo aanvragen of contact opnemen, en voor de accountgegevens van platformgebruikers. Voor deze gegevens bepalen wij zelf doel en middelen; deze verklaring beschrijft hoe.
Verwerker — voor de inhoud die klantorganisaties in het platform brengen — chats, documenten, gekoppelde e-mail, agenda's, tickets, transcripties en andere bedrijfsdata. Daarvoor is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij uitsluitend in haar opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst. Werk je bij een organisatie die OPSY gebruikt en heb je vragen over die gegevens, dan is je eigen organisatie het eerste aanspreekpunt.

Welke gegevens wij verwerken

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij:

Websitebezoek — technische gegevens die nodig zijn om de site te leveren en te beveiligen, zoals IP-adres, browsertype en opgevraagde pagina's, in serverlogs van onze hostingprovider. Wij gebruiken op de website geen advertentie- of trackingtechnologie en laden geen lettertypen of scripts van externe partijen.
Demo-aanvragen en contact — naam, werk-e-mailadres, bedrijfsnaam, teamgrootte, telefoonnummer (optioneel) en je bericht — de gegevens die je zelf invult of meestuurt.
Platformaccounts — naam, e-mailadres, organisatie en rol binnen die organisatie, inloggegevens (via onze authenticatiedienst) en instellingen.
Gebruiksgegevens van het platform — logregels over uitgevoerde runs, tokengebruik en een audit-log van uitgevoerde acties. Deze zijn nodig voor facturatie, beveiliging en de controleerbaarheid die het product belooft.

De inhoud die jouw organisatie in het platform verwerkt (zie hierboven onder "Verwerker") valt buiten deze opsomming: daarvoor bepaalt jouw organisatie welke gegevens dat zijn.

Waarvoor en op welke grondslag

Leveren van website en platform — uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) voor platformgebruikers; gerechtvaardigd belang (sub f) voor het technisch functioneren en beveiligen van de website.
Opvolgen van demo-aanvragen en contact — precontractuele maatregelen op jouw verzoek (sub b) en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke vragen (sub f).
Facturatie en administratie — uitvoering van de overeenkomst (sub b) en wettelijke (fiscale) verplichtingen (sub c).
Beveiliging, misbruikpreventie en audit — gerechtvaardigd belang (sub f): het platform voert acties uit in bedrijfssystemen en moet aantoonbaar veilig en herleidbaar werken.
Analytische cookies (indien ooit ingezet) — uitsluitend met jouw toestemming (sub a), via de cookiebanner; zie het cookie-onderdeel hieronder.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

Hoe wij AI-modellen inzetten

OPSY laat taken uitvoeren door AI-taalmodellen van externe aanbieders (waaronder Anthropic, OpenAI en Google), aangeroepen via hun zakelijke API's. Daarbij geldt:

Jouw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Wij gebruiken uitsluitend API-voorwaarden van deze aanbieders waarbij invoer en uitvoer niet voor modeltraining worden ingezet.
Modellen ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor de taak, binnen de toegangsgrenzen die de klantorganisatie heeft ingesteld.
Acties met gevolgen buiten het platform (zoals e-mail versturen) lopen via de goedkeurings- en rechtenstructuur van het platform; inhoud uit externe bronnen wordt behandeld als data, niet als instructies.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn om OPSY te leveren, onder verwerkersafspraken:

Railway — cloudinfrastructuur waarop onze diensten draaien, met datahosting in de EU — onze services draaien in de regio Nederland.
WorkOS — authenticatie en organisatiebeheer voor het platform (inloggen, rollen).
Anthropic, OpenAI, Google — AI-modelaanbieders, uitsluitend via hun zakelijke API's (zie hierboven).
Resend — het versturen van transactionele e-mail (zoals notificaties).

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht. Onze orkestratie- en verwerkingssoftware draait op eigen infrastructuur en deelt geen gegevens met derden.

Doorgifte buiten de EER

Onze primaire datahosting staat in de EU, in de regio Nederland. Sommige dienstverleners (zoals WorkOS en de AI-modelaanbieders) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontract- bepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Een actueel overzicht van subverwerkers en doorgiftemechanismen is opvraagbaar via hello@askopsy.com.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Demo-aanvragen en contact — tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit volgt.
Accountgegevens — zolang het account bestaat; na beëindiging van de overeenkomst verwijderen wij ze binnen 30 dagen.
Klantinhoud (als verwerker) — conform de instructies van de klantorganisatie; na beëindiging exporteren wij op verzoek en verwijderen wij binnen 30 dagen, waarna gegevens nog maximaal 90 dagen in versleutelde back-ups kunnen staan voordat die doorrollen.
Facturatiegegevens — 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
Server- en beveiligingslogs — maximaal 18 maanden, tenzij een incident langer bewaren vereist.

Hoe wij gegevens beveiligen

Versleuteling van dataverkeer (TLS) en van opgeslagen gegevens; koppelingsgegevens voor externe tools zijn aanvullend op rijniveau versleuteld.
Strikte scheiding tussen klantorganisaties, afgedwongen in de applicatie én op databaseniveau.
Toegang op basis van rollen en rechten, per handeling gecontroleerd; AI-agents kunnen alleen bij tools en data die expliciet zijn toegestaan.
Een volledig audit-log van uitgevoerde acties.
Datahosting in de EU, in de regio Nederland, met per omgeving gescheiden opslag en sleutels.

Vermoed je een kwetsbaarheid of datalek? Meld het ons direct via hello@askopsy.com.

Cookies

Op askopsy.com gebruiken wij alleen noodzakelijke cookies en vergelijkbare opslag: technisch onmisbaar om de site en het inloggen op het platform te laten werken, en om je cookievoorkeur te onthouden. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Analytische cookies plaatsen wij uitsluitend nadat je die via de cookiebanner hebt geaccepteerd. Op dit moment plaatsen wij geen analytische of marketing-cookies en gebruiken wij geen trackingtechnologie van derden. Weiger je, dan werkt de site volledig.

Je keuze is op elk moment aan te passen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Toestemming intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Jouw rechten

Voor gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar hello@askopsy.com; wij reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over gegevens die jouw organisatie in OPSY verwerkt, dan sturen wij het door naar die organisatie — zij is daarvoor de verantwoordelijke.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of dienstverleners. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij platformgebruikers actief.

Contact en klachten

Vragen of klachten over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem contact op via hello@askopsy.com of OPSY B.V., Van Nelleweg 1, 3044 BC Rotterdam. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).