Finance
Een factuur die vastloopt op een goedkeuring
De betaaltermijn nadert en het stuk staat stil. OPSY meldt het bij de goedkeurder.
DocuWare
Documenten & kennisOPSY bouwt hem
Documenten die vindbaar zijn — en workflows die doorlopen.
DocuWare koppelen aan OPSY
DocuWare archiveert je documenten en automatiseert de stroom eromheen. OPSY werkt op de raakvlakken: documenten terugvinden, ontbrekende stukken signaleren en goedkeuringen die blijven staan opvolgen.
Ja, OPSY kan DocuWare gebruiken: hij leest en schrijft in DocuWare via een koppeling die OPSY zelf samenstelt op basis van de API-documentatie. OPSY is een AI-medewerker voor het MKB in Nederland en België.
Wat is DocuWare?
DocuWare biedt intelligent documentbeheer en workflowautomatisering: software voor veilige, geautomatiseerde werkstromen en eenvoudiger documentbeheer. De onderdelen zijn geautomatiseerde invoerverwerking, intelligent document processing met extractie op basis van generatieve AI, documentbeheer en archivering, workflowautomatisering, elektronisch ondertekenen en digitale formulieren, taakbeheer, mobiele apps, en integraties met onder meer Teams, Outlook, SAP en e-mail. De doelgroep loopt van kleine en middelgrote bedrijven tot grote ondernemingen, in sectoren als productie, financiële dienstverlening, zorg, onderwijs, overheid en transport en logistiek, met afdelingen als finance, sales en HR. Er is een integratiecatalogus met onder meer een iPaaS-connector, plus een kenniscentrum en supportportaal.
Stand: 2026. Bron: docuware.com
Wat OPSY doet in DocuWare
- ✓Documenten terugvinden — op inhoud, met de vindplaats erbij
- ✓Ontbrekende stukken melden — wat mist er in een dossier
- ✓Goedkeuringen opvolgen — wat wacht op wie en hoe lang
- ✓Ondertekening bewaken — verstuurd maar niet getekend
- ✓Bewaartermijnen signaleren — documenten die vernietigd mogen worden
- ✓Rapportage samenstellen — doorlooptijd per workflow
Zo werkt het in de praktijk
Zorginstelling
Een dossier dat niet compleet is
Bij een controle blijken stukken te ontbreken. OPSY toetst dossiers tegen je afspraken.
MKB-breed
Een document dat niemand kan vinden
Iemand zoekt een uur naar een oude overeenkomst. OPSY vindt hem op inhoud terug.
Rechten en controle
Jij bepaalt wat OPSY in DocuWare mag. Per team of project zet je de koppeling aan of uit, en je kiest of hij alleen mag lezen of ook mag schrijven. Een koppeling die uit staat, bestaat niet voor OPSY: hij is dan niet vindbaar, niet aanroepbaar en niet zichtbaar in zijn gereedschapskist.
- Lezen: documenten, workflows, goedkeuringen en metadata die je vrijgeeft
- Schrijven: taken en concept-berichten
- Nooit: documenten ondertekenen of goedkeuren
- Nooit: documenten verwijderen of archiveren
Inloggegevens staan versleuteld in een kluis, gescheiden per persoon. Handelingen met gevolgen naar buiten — een factuur versturen, een bestelling plaatsen — vragen eerst om jouw akkoord.
Zo koppel je DocuWare
- 1Zet de koppeling DocuWare aan in OPSY, bij Instellingen › Koppelingen.
- 2Laat je beheerder de toegang klaarzetten via de integratiecatalogus.
- 3Kies welke archieven en workflows meedoen.
- 4Spreek af wanneer een goedkeuring als te lang open geldt.
Veelgestelde vragen over DocuWare
Nee. Goedkeuren is een bevoegdheid; hij meldt wat wacht en bij wie.
DocuWare heeft een integratiecatalogus met onder meer een iPaaS-connector, plus een kenniscentrum.
De archieven en workflows die je toewijst.
Nee. Die haalt gegevens uit documenten; OPSY bewaakt de doorloop en verbindt het met je andere systemen.
Documenten langer bewaren dan mag is een AVG-risico, en het is precies het werk dat nooit prioriteit krijgt.
Staat jouw tool ertussen?
Waarschijnlijk wel, en zo niet, dan bouwt OPSY de koppeling. Plan een demo en zie het met jouw eigen tools.